Elektronické smlouvy mění svět HR. Je potřeba je zabezpečit v celém životním cyklu

Praha 9. dubna 2024 (PROTEXT) – Novela zákoníku práce přinesla revoluci v procesu uzavírání pracovních smluv. Tento krok nejen zefektivňuje náborový proces, ale také otevírá otázky ohledně bezpečného ukládání a správy digitálních dokumentů.

V uplynulém roce se český pracovní právní řád dočkal klíčové inovace díky novele zákoníku práce, která umožňuje elektronické uzavírání pracovních smluv. Tato změna přináší výrazné zjednodušení procesů, zejména pro oblasti, kde je práce na dálku stále častějším jevem. Pro podepsání pracovní smlouvy se již zaměstnanci a zaměstnavatelé nemusí setkat, což značně urychluje a zefektivňuje náborový proces a eliminuje potřebu papírové dokumentace.

Podle novely je možné elektronicky uzavřít nejen základní pracovní smlouvy, ale i dohody o provedení práce (DPP), dohody o pracovní činnosti (DPČ), a také dohody o jejich změně či rozvázání. Využít lze různé prostředky elektronické komunikace – od datových schránek, přes e-mail, až po sociální sítě a aplikace pro elektronickou komunikaci, což umožňuje uzavření smlouvy například i prostřednictvím LinkedInu.

Po elektronickém uzavření smlouvy však vyvstává otázka, kde tyto dokumenty bezpečně uchovávat, aby byly v souladu s GDPR a dalšími právními normami, zároveň snadno dohledatelné i po letech a přístupné pouze oprávněným osobám.

Kvalitní řešení, které odpovídá všem zákonným standardům pro uchovávání dokumentů, nabízí například software eDoCat od společnosti Onlio. Tento systém je ideální pro digitalizaci správy dokumentů ve firmách různých velikostí a sektorů. Nabízí možnost snížit ekologickou stopu, optimalizovat provozní náklady a učinit firemní dokumentaci, od faktur po smlouvy, přehlednější a bezpečnější.

eDoCat je speciálně navržen pro správu dokumentů v digitálním prostředí. Umožňuje bezpečné uložení elektronicky uzavřených smluv, jejich snadné vyhledávání a správu, a zajišťuje, že všechny informace jsou chráněny a v souladu s právními požadavky. „Speciálně v oblasti HR je zásadní otázkou bezpečnost úložiště. Souborovému systému na síťovém serveru už dávno odzvonilo. Personalisté potřebují daleko komplexnější řešení pro celistvou a bezchybnou kontrolu nad všemožnými dokumenty zaměstnanců. Neprůstřelná správa a přitom jednoduchost použití nejen personální dokumentace je naší hlavní prioritou při vývoji eDoCat DMS,“ komentuje Pavel Nykl, obchodní ředitel společnosti Onlio.

Implementace systému jako eDoCat do procesů HR může výrazně zjednodušit řízení dokumentace a zefektivnit práci celého HR oddělení. Díky automatizaci rutinních úkolů, jako je sledování platnosti smluv nebo upozorňování na expirační nebo skartační lhůty, systém šetří cenný čas a umožňuje HR specialistům soustředit se na strategičtější aspekty jejich práce.

Proces uzavírání pracovních smluv je pouze začátek jejich životního cyklu. Firmy si musí uvědomit, že je zásadní zajistit ochranu firemních dokumentů ve všech fázích – od podepsání, přes jejich aktivní využívání, až po konečné archivování nebo skartaci. Výběr efektivního systému pro správu dokumentů je pro úspěch digitalizace HR procesů klíčový. eDoCat umožňuje organizacím nejen vyhovět novým legislativním požadavkům, ale také využít výhod digitálního věku pro modernizaci a zefektivnění nejen svých HR operací.