Automatizace firemních procesů dělá z hrozby příležitost

Praha 23. února 2023 (PROTEXT) – Inflace, prudký růst cen energií a nestabilita trhů zaviněná především válkou na Ukrajině – všechny okolnosti nasvědčují, že za dveřmi je, pokud ne krize, pak přinejmenším recese. Pro řadu firem to znamená nelehké rozhodování, jak snížit náklady a zároveň neohrozit svoji konkurenceschopnost.

Jednou z možných odpovědí je automatizace firemních procesů prostřednictvím ERP systému. Na rozdíl od prvoplánových škrtů dokáže správně vybraný software ušetřit peníze a zároveň zkvalitnit výrobu či poskytované služby. Z úsporného opatření tak dělá konkurenční výhodu, byť je na místě zmínit, že nasazení ERP systémů je již tak rozšířené, že, spíše než bonus, začíná v současnosti představovat nutný předpoklad pro efektivní řízení firmy.

Zkratka ERP znamená Enterprise Resource Planning (plánování podnikových zdrojů). Jedná se o systém typu „vše v jednom“, který zvládá široké spektrum úkolů počínaje řízením lidských zdrojů, přes správu zásob a řízení vztahů se zákazníky, až po účetnictví a výkazy. Jedná se o nejlepší nástroj pro zefektivnění prakticky všech procesů napříč firmou. Jak konkrétně?

– Zajišťuje dokonalý přehled o prodejích, nákladech, maržích či skladových pohybech, to vše na jednom místě. Zákazník tak může porovnávat data v patřičných souvislostech, získat přesný obrázek, jak si jeho firma stojí, a kvalifikovaně podle toho rozhodovat.

– Sledovaná data pomohou odhalit skutečný potenciál kteréhokoli byznysu – produkty, služby, lidé či technologie přinášející největší zisk. Dají také šanci dobýt nové oblasti trhu.

– Stanovení nákladovosti všech firemních oblastí a činností, na jehož základě lze identifikovat slabá místa. Pak už stačí jen změnit či zcela odstranit neefektivní prvky.

– Snížit personální náklady díky automatizaci rutinních úkonů dříve vykonávaných manuálně, například zadávání dat či vedení záznamů.

– Eliminuje riziko zpomalení výroby kvůli nedostatku skladových zásob.

– Umožňuje lepší spolupráci mezi týmy prostřednictvím přístupu k informacím o zákaznících, dodavatelích a financích.

– Výrazně snižuje hrozbu selhání lidského faktoru.

„Českou i světovou ekonomiku podle všeho čeká několik náročných let,“ říká Jaroslav Řasa, zakladatel a majitel ABRA Software. Pražská společnost s více než třicetiletou historií patří k nejvýznamnějším českým dodavatelům informačních systémů. Její řešení používá 20 tisíc zákazníků po celém světě. „Taková doba vyzývá k zásadním inovacím, na jejichž konci budou lepší a chytřejší produkty. Není nic horšího než sedět a pasivně vyčkávat, co přinese budoucnost,“ dodává Řasa.

Klíčem k úspěchu je podle šéfa ABRA nabídka variabilních systémových řešení, mezi nimiž si vyberou průmysloví giganti i start-up s pár desítkami lidí. Prvně jmenovaní klienti využívají komplexní ABRA Gen, pro menší zákazníky a e-commerce se hodí spíše ABRA Flexi, jehož předností je rychlost a jednoduchost. Výrobní sektor pak dostává navíc bonus v podobě specializovaného procesního systému FLORES.

ERP systém od ABRA používá i společnost ELKO EP, která s půlmiliardovým obratem patří mezi přední světové výrobce elektronických zařízení pro domovní, kancelářské a průmyslové automatizace. „Odborníci z ABRA Software se na naše procesy podívali s nadhledem a správně určili, co a jak změnit a nastavit tak, aby firma lépe fungovala. Výsledky se projevily v číslech i ve spokojenosti našich zaměstnanců, kteří se zbavili zbytečné administrativy,“ říká jednatel Jiří Konečný.

ERP jeho firmě umožňuje odhalit úzká místa ve výrobě, lépe spravovat skladové zásoby a vyhodnocovat produktivitu. „Díky komplexním informacím nyní řídíme výrobu na základě reálných dat, a ne podle dojmů,“ shrnuje hlavní přínos Konečný.

Úspory zajišťuje i optimální naplnění výrobních kapacit. V rámci jedné směny může být nezávisle na sobě rozpracováno tisíce kusů různých polotovarů a výrobků. ERP systém dokáže požadavky na výrobu řídit s maximálním vytížením všech linek. Díky tomu může v provozu běžet i několik desítek výrobních příkazů naráz.

Cestovní agentura Asiana (provozuje např. portál Letuška.cz) nemusela díky automatizaci obchodních transakcí a jejich propojení s účetnictvím již 15 let rozšiřovat svůj účetní tým, přestože počet transakcí za tuto dobu několikanásobně vzrostl. Systém ABRA Gen zajišťuje automatické odesílání všech potřebných potvrzení o rezervaci či zaplacení a spolupracuje s platebními systémy. Operace přitom probíhají po celém světě v reálném čase a v mnoha různých měnách.

Některé technologické firmy se silnými vývojářskými kapacitami se rozhodnou pro vývoj vlastního ERP řešení. To byl případ výrobce bezpečnostního software ESET, jehož legendární NOD32 patří k nejpoužívanějším antivirům světa. Kvalitní programátoři však sami o sobě nestačí, pokud nemají s daným typem systému dlouhodobou praxi. „Po zkušenostech s implementací a provozem vlastního systému máme jistotu, že bychom to ani po velmi důkladné analýze nevymysleli lépe než někdo, kdo se této problematice věnuje desítky let,“ říká Igor Hák, šéf IT v Esetu. Dnes využívá ABRA Flexi, kde se odehrávají procesy spojené s přijetím objednávek, záznamem v adresáři, fakturací a evidencí zakázek. Licence ESET se prodávají přes tři kanály, proto bylo potřeba sdružit více objednávek do jediné a rozlišit jejich formu pro čtení a zápis.

Pro Jaroslava Řasu je zpětná vazba od zákazníků důkazem, že inovace nejsou jen módní výraz bez hlubší podstaty. „Automatizace a obecně modernizace firem přináší konkrétní, měřitelné dopady na efektivitu práce a provozní náklady,“ říká Řasa. „Teď se bude muset v prakticky každém sektoru na nějakou dobu uskrovnit, hledat rezervy a nové cesty. Můžeme to vnímat jako hrozbu, ale já dávám přednost vidět v tom zejména příležitost, jak vše od logistiky po řízení dodavatelských řetězců dělat lépe.“